Dirbtinio intelekto (DI) automatizavimas smulkiajam verslui geriausiai pasiteisina tada, kai pašalina konkrečią veiklos kliūtį, o ne prideda dar vieną įrankį, kurį reikia administruoti. Smulkioms ir vidutinėms komandoms tinkamiausi atspirties taškai – pasikartojančios užduotys, susijusios su žinutėmis, dokumentais ir informacijos paieška. Toliau pateiktos idėjos parodo, ką automatizuoti, kur vis dar svarbus žmogaus sprendimas ir kaip pradėti, nepertvarkant viso verslo.
1. Pirmiausia pasirinkite darbo procesą, o tik tada – įrankį
Pradėkite nuo darbų, kuriuos jūsų komanda kartoja kiekvieną savaitę: užklausų rūšiavimo, sąskaitų faktūrų duomenų kopijavimo, susitikimų santraukų rengimo ar užsakymų būsenos tikrinimo. Tinkamas kandidatas turi aiškų paleidiklį, prieinamus įvesties duomenis ir rezultatą, kurį kas nors gali patikrinti. Nepradėkite nuo proceso, kuris jau dabar yra nenuoseklus ar menkai suprantamas.
Atskirkite įprastą automatizavimą nuo užduočių, kurioms iš tiesų reikia DI. Priminimo išsiuntimas, kai sueina sąskaitos apmokėjimo terminas, yra taisyklėmis pagrįstas automatizavimas. O norint suprasti el. laišką, kuriame prašoma atidėti mokėjimą, gali prireikti DI, kuris klasifikuotų užklausą ir parengtų atsakymo juodraštį. Šių būdų derinys dažnai naudingesnis nei kiekvieno žingsnio patikėjimas DI.
Užrašykite dabartinį procesą, įskaitant išimtis ir atsakingus asmenis. Užfiksuokite, kiek darbuotojų laiko jis reikalauja ir kokių klaidų pasitaiko. Tai bus atskaitos taškas, pagal kurį įvertinsite, ar automatizavimas iš tiesų pagerina darbo procesą, o ne tik suteikia jam sudėtingesnį įvaizdį.
2. Rūšiuokite klientų aptarnavimo užklausas ir rengkite atsakymų juodraščius
Bendra klientų aptarnavimo pašto dėžutė – praktiškas atspirties taškas. DI gali klasifikuoti gaunamas žinutes pagal temą, nustatyti, kokios informacijos trūksta, ir pasiūlyti atsakymus, remdamasis patvirtintomis taisyklėmis. Mažmenininkas galėtų atskirti klausimus apie pristatymą nuo grąžinimų, o paslaugų įmonė – rezervacijų užklausas nuo techninių problemų.
Prieš rengiant atsakymą, procesas turėtų surasti aktualią informaciją. Pavyzdžiui, atsakant į klausimą apie pristatymą gali prireikti užsakymo būsenos iš jūsų el. prekybos platformos. Jei tokios jungties nėra, sistema turėtų paprašyti patikslinimo arba perduoti žinutę darbuotojui, o ne išgalvoti naujienas apie užsakymą.
Pradėkite nuo pagalbos rengiant juodraščius, kai kiekvieną atsakymą patvirtina darbuotojas. Automatinius atsakymus apsvarstykite vėliau – siauriems, gerai ištestuotiems atvejams. Skundus, nestandartinius pinigų grąžinimo atvejus ir jautrias užklausas nukreipkite žmogui. Užtikrinkite, kad perduoti klausimą atsakingam asmeniui būtų paprasta, ir reguliariai tikrinkite atsakymų pavyzdžius: ar jie tikslūs, tinkamo tono ir ar iš tikrųjų išsprendžia kliento klausimą. Greitis naudingas tik tada, kai atsakymu galima pasikliauti.
3. Užklausas paverskite tvarkingais tolesniais pardavimų veiksmais
Mažos komandos dažnai praranda pagreitį tarp užklausos gavimo ir jos įrašymo į klientų ryšių valdymo (CRM) sistemą. DI gali iš formos ar el. laiško išgauti potencialaus kliento vardą, įmonę, pageidaujamą paslaugą, terminus ir nurodytus reikalavimus, o tada parengti struktūrizuotą potencialaus kliento įrašą.
Naudingas procesas, prieš kurdamas naują kontaktą, patikrina, ar toks jau neegzistuoja, pažymi trūkstamus duomenis ir priskiria užklausą pagal sutartas nukreipimo taisykles. Jis taip pat gali parengti asmeninio patvirtinimo laiško juodraštį arba pasiūlyti klausimų pirmajam pokalbiui. Svetainės projekto atveju tokie klausimai galėtų apimti integracijas, atsakomybę už turinį ir paleidimo apribojimus.
Kvalifikavimas turi būti skaidrus. Naudokite kriterijus, kuriuos supranta jūsų komanda, ir neleiskite nepaaiškinamam balui nuspręsti, kuriems potencialiems klientams verta skirti dėmesio. Pasiūlymus, kainas ir įsipareigojimus turėtų tvirtinti darbuotojai. Stebėkite atsakymo laiką, įrašų išsamumą ir tolesnių veiksmų įvykdymą, kad matytumėte, ar procesas padeda žmonėms judinti užklausas į priekį, nesukurdamas pasikartojančių įrašų ar nevykusių žinučių.
4. Išgaukite informaciją iš sąskaitų faktūrų ir dokumentų
Dokumentų apdorojimas – dar vienas praktiškas DI automatizavimo smulkiajam verslui pritaikymas. Sistema gali nuskaityti tiekėjų sąskaitas faktūras, išgauti tokius laukus kaip sąskaitos numeris ir apmokėjimo terminas bei parengti įrašus peržiūrai. Panašiais procesais galima tvarkyti pirkimo užsakymus, kvitus ar naujų darbuotojų įvedimo dokumentus.
Po duomenų išgavimo turi sekti patikra. Patikrinkite, ar yra visi privalomi laukai, ar sutampa sumos ir ar tiekėjas atitinka patvirtintą įrašą. Pažymėkite pasikartojančius sąskaitų numerius ir netikėtus banko rekvizitų pakeitimus, užuot laikę kiekvieną įskaitomą dokumentą patikimu. Neaiškiai nuskenuoti ar neįprasto išdėstymo dokumentai turėtų patekti į išimčių eilę.
Pavyzdžiui, biuro vadovas galėtų gauti apskaitos įrašo juodraštį kartu su originalia sąskaita faktūra ir pažymėtomis neaiškiomis vietomis. Tai naudingiau nei neskaidrus įrašas, sukurtas be jokio konteksto. Mokėjimų tvirtinimą laikykite atskirai nuo duomenų išgavimo, apribokite prieigą prie finansinių dokumentų ir saugokite įrašą apie tai, ką sistema pasiūlė ir ką galiausiai patvirtino darbuotojas.
5. Patvirtintą turinį paverskite rinkodaros juodraščiais
DI gali sumažinti pasikartojančio darbo, kai vieną naudingą turinio vienetą reikia paversti keliais formatais. Patvirtintas straipsnis, produkto aprašas ar internetinio seminaro stenograma gali tapti socialinių tinklų įrašų juodraščiais, el. laiško įžanga ir trumpesne santrauka svetainei. Kiekvienai versijai atskaitos tašku turėtų likti šaltinio medžiaga.
Pateikite aiškias instrukcijas dėl auditorijos, tono, terminijos ir draudžiamų teiginių. Įtraukite savo prekės ženklo tekstų pavyzdžių ir reikalaukite, kad sistema pažymėtų trūkstamus faktus, o ne užpildytų spragas įtikimai skambančiomis detalėmis. Prieš publikuojant kas nors turėtų patikrinti produktų aprašymus, prieinamumą ir klientų pavyzdžius.
Praktiškas sprendimas – kurti juodraščius esamame redakciniame procese, o ne publikuoti automatiškai. Kiekvienam elementui priskirkite atsakingą asmenį ir patvirtinimo būseną. Taip turinio kūrimas išliks tvarkingas, o kanalai nebus užtvindyti pasikartojančia medžiaga. Vertinkite redagavimo pastangas ir naudingumą, o ne vien tai, kiek įrašų sistema sugeneruoja per savaitę.
6. Padėkite darbuotojams rasti atsakymus vidinėje žinių bazėje
Vidinis DI asistentas gali padėti darbuotojams rasti procedūras, paslaugų dokumentaciją ir projektų informaciją, nenaršant po daugybę aplankų. Pavyzdžiui, naujas komandos narys galėtų paklausti, kaip parengti projekto perdavimą klientui, ir gauti santrauką, pagrįstą jūsų patvirtintu kontroliniu sąrašu.
Svarbiausias darbas atliekamas dar iki pokalbių sąsajos. Pašalinkite pasenusius dokumentus, nustatykite oficialias versijas ir paskirkite atsakingus asmenis, kurie jas atnaujintų. Sukonfigūruokite asistentą taip, kad jis rodytų, kurie vidiniai dokumentai pagrindžia jo atsakymą, ir pripažintų, kai turima medžiaga į klausimą neatsako.
Leidimai turi atitikti esamas prieigos taisykles. Darbuotojas, galintis skaityti naujokų įvedimo gaires, neturėtų automatiškai gauti prieigos prie darbo užmokesčio duomenų ar konfidencialių klientų failų. Prieš diegdami ištestuokite klausimus, peržengiančius šias ribas. Taip pat numatykite būdą pranešti apie neteisingus atsakymus, kad dokumentų savininkai galėtų ištaisyti pačią informaciją. Mažesnis, bet prižiūrimas žinių rinkinys paprastai yra geresnė pradžia nei nefiltruotas archyvas.
7. Apibendrinkite veiklos išimtis peržiūrai
DI gali paversti veiklos duomenis lengvai skaitoma dienos apžvalga. Užuot prašę darbuotojų peržiūrėti kelis valdymo skydelius, galite naudoti procesą, kuris apibendrina vėluojančius užsakymus, neišspręstas užklausas, atsargų išimtis ar patvirtinimo laukiančius projektus. Tikslas – nukreipti dėmesį, o ne pakeisti pirminius įrašus.
Išimtims nustatyti naudokite deterministines taisykles, o DI leiskite jas paaiškinti paprasta kalba. Pavyzdžiui, atsargų valdymo sistema gali pažymėti prekę, kurios likutis nukrito žemiau pakartotinio užsakymo ribos; DI gali apibendrinti paveiktus užsakymus ir parengti užklausos tiekėjui juodraštį. Kiekius ir skaičiavimus palikite patikrintose sistemose, o ne pasikliaukite sugeneruotu tekstu.
Kiekviena apžvalga turėtų aiškiai nurodyti kitą veiksmą: išsiaiškinti, susisiekti su atsakingu asmeniu ar patvirtinti siūlomą žingsnį. Pateikite įrašų identifikatorius, kad darbuotojai galėtų patikrinti detales. Bandomojo etapo metu venkite automatinių pirkimų ar tvarkaraščių pakeitimų. Pirmiausia įsitikinkite, kad santraukos nuosekliai išryškina tikras problemas ir neslepia skubių išimčių tarp įprastų atnaujinimų.
8. Vykdykite nedidelį bandomąjį projektą su aiškiomis apsaugos priemonėmis
Pasirinkite vieną darbo procesą, vieną atsakingą asmenį ir ribotą naudotojų grupę. Prieš diegdami apibrėžkite sėkmę: mažiau rankinių veiksmų, greitesnis apdorojimas ar mažiau neišsamių įrašų. Vertindami rezultatą įskaičiuokite peržiūros laiką, programinės įrangos išlaidas ir priežiūros pastangas.
Nustatykite, kokie duomenys patenka į sistemą, kur jie saugomi ir kas prie jų turi prieigą. Prieš naudodami konfidencialią informaciją peržiūrėkite paslaugos teikėjo nustatymus ir duomenų saugojimo sąlygas. Testuokite ne tik įprastus atvejus, bet ir trūkstamus laukus, prieštaringas instrukcijas bei kenkėjišką tekstą gaunamuose dokumentuose. Išorinis turinys turėtų būti laikomas duomenimis, o ne leidimu keisti darbo procesą.
Numatykite rankinį atsarginį variantą ir galimybę sustabdyti automatizavimą. Jei bandomasis projektas pasiteisins, palaipsniui plėskite jį į susijusius procesus. Codeopera projektuoja ir kuria individualias svetaines, programas ir DI sprendimus; individuali integracija gali būti tinkamas pasirinkimas, kai esami įrankiai nepalaiko jūsų darbo proceso. Pradėkite nuo verslo problemos, tada rinkitės paprasčiausią patikimą įgyvendinimą.
